Cara Membuat Auto Reply WhatsApp

Auto Reply WA di Luar Jam Kerja: Jangan Biarkan Customer Kabur

Cara setup auto reply WhatsApp di luar jam kerja. Template away message yang tetap bisa closing meski kamu offline. Gratis!

Balas WA

• 6 min read
Auto Reply WA
Auto Reply WA

Jam 23.00. Kamu sudah tidur.

Tiba-tiba ada customer chat: "Kak, mau order dong."

Kamu baru lihat chat-nya jam 7 pagi. Kamu balas. Tapi customer sudah tidak response.

Kemana dia? Sudah beli di tempat lain.

Ini skenario yang SANGAT sering terjadi. Dan solusinya sederhana: auto reply di luar jam kerja (away message).

Di artikel ini, saya akan tunjukkan cara membuat away message yang tidak hanya memberi tahu "admin offline" — tapi juga mempertahankan customer sampai kamu kembali online.

Kenapa Away Message Itu Penting?

32% Chat Masuk di Luar Jam Kerja

Data dari berbagai bisnis online menunjukkan:

  • 24% chat masuk jam 19.00-22.00 (malam)
  • 8% chat masuk jam 22.00-06.00 (tengah malam)
  • Weekend bisa lebih tinggi lagi

Itu hampir sepertiga potential customer!

Tanpa Away Message = Customer Merasa Diabaikan

Bayangkan kamu chat ke sebuah toko, tidak ada balasan sama sekali. Apa yang kamu pikir?

  • "Toko ini masih aktif nggak ya?"
  • "Pesanku dibaca nggak?"
  • "Coba chat toko lain deh..."

Dengan Away Message = Customer Tetap Engaged

Away message memberi kejelasan:

  • ✅ Pesan sudah diterima
  • ✅ Akan dibalas (dengan estimasi waktu)
  • ✅ Ada alternatif action yang bisa dilakukan

Customer jadi tidak panik dan lebih sabar menunggu.

Anatomi Away Message yang Efektif

Away message yang baik punya 5 elemen:

1. Acknowledge (Terima Kasih)

Hai Kak! Terima kasih sudah menghubungi [Nama Toko].

Apresiasi customer yang sudah mau chat.

2. Penjelasan Status

Saat ini admin sedang offline / di luar jam operasional.

Jelaskan kenapa tidak langsung dibalas.

3. Jam Operasional

Jam operasional: Senin-Sabtu, 09.00-21.00 WIB

Beri tahu kapan bisnis aktif.

4. Estimasi Response

Pesan kamu akan dibalas besok pagi / dalam 1x24 jam.

Beri ekspektasi yang jelas dan realistis.

5. Alternatif Action

Sambil menunggu, kamu bisa:
- Ketik HARGA untuk lihat daftar harga
- Ketik ORDER untuk cara pemesanan
- Kunjungi katalog: [link]

Berikan sesuatu yang bisa dilakukan customer.

BONUS: Promo / Hook

🎁 Psst... ada promo FREE ONGKIR lho! Ketik PROMO untuk info.

Buat customer tetap tertarik.

15 Template Away Message Siap Pakai

Template 1: Away Standard

Hai Kak! 👋

Terima kasih sudah menghubungi [Nama Toko].

Saat ini admin sedang offline.

🕐 Jam operasional: 09.00-21.00 WIB
📱 Estimasi balas: Besok pagi

Pesan kamu sudah kami terima dan akan dibalas secepatnya!

Terima kasih atas kesabarannya 🙏

Template 2: Away dengan Keyword

Hai! Terima kasih sudah chat [Nama Toko] 💕

Admin lagi offline, tapi kamu tetap bisa dapat info!

Ketik:
📋 HARGA - Daftar harga
📦 ORDER - Cara order
🚚 ONGKIR - Info pengiriman
🎁 PROMO - Promo bulan ini

Admin akan follow up besok jam 09.00 WIB ya! 😊

Template 3: Away Malam Hari

Hai Kak! 🌙

Udah malam nih, admin istirahat dulu ya.

Tapi tenang:
✅ Pesanmu sudah kami terima
✅ Besok pagi pertama langsung dibalas
✅ Order yang masuk malam ini tetap diproses!

Selamat istirahat juga! 😊

Template 4: Away Weekend

Hai Kak! 👋

Terima kasih sudah chat di akhir pekan!

Weekend ini admin recharge dulu ya 😴

⏰ Balas: Senin, 09.00 WIB
📦 Order tetap bisa masuk!

Sambil nunggu, cek katalog kami: [Link]

Have a great weekend! 🎉

Template 5: Away Libur Nasional

Halo! 🙏

Terima kasih sudah menghubungi [Nama Toko].

Sehubungan dengan libur [Nama Hari Libur], kami offline:
📅 [Tanggal Mulai] - [Tanggal Selesai]

Pesan akan dibalas saat kami kembali beroperasi.

Selamat hari raya! 🎊

Ketik HARGA / ORDER untuk info otomatis.

Template 6: Away dengan Promo

Hai! Makasih udah chat [Nama Toko] 💕

Admin lagi offline, TAPI ada kabar baik:

🔥 PROMO SPESIAL!
[Detail Promo]
Berlaku sampai [Tanggal]!

Ketik PROMO untuk info lengkap.
Ketik ORDER untuk pesan sekarang!

Admin balas besok pagi ya. Jangan sampai kelewatan promonya! 😊
Hai Kak! 👋

Admin sedang offline, tapi kamu TETAP bisa order!

🛒 Order via Shopee: [Link]
🛒 Order via Tokopedia: [Link]
🛒 Order via Website: [Link]

Semua channel harga SAMA + promo tetap berlaku!

Atau tunggu admin balas besok jam 09.00 WIB 😊

Template 8: Away Singkat

Hai! 🌙

Admin offline. Balas besok jam 9 ya!

Ketik HARGA / ORDER untuk info otomatis.

Thank you! 🙏

Template 9: Away untuk Jasa

Halo! 👋

Terima kasih sudah menghubungi [Nama Jasa].

Saat ini di luar jam operasional.

🕐 Jam layanan: 08.00-17.00 WIB (Senin-Jumat)
📱 Response: Hari kerja berikutnya

Untuk EMERGENCY, hubungi: [No Darurat]

Ketik LAYANAN untuk lihat jasa kami.

Template 10: Away untuk FnB

Hai Foodies! 🍽️

[Nama Resto] sudah tutup untuk hari ini.

⏰ Buka lagi: Besok jam [Jam Buka]
📍 Lokasi: [Alamat]

Laper tengah malam? Cek menu kami dulu:
Ketik MENU!

Sampai ketemu besok ya! 😋

Template 11: Away dengan Testimoni

Hai Kak! 👋

Admin lagi offline nih.

Sambil nunggu, baca dulu kata customer kami:

⭐ "Barangnya bagus, packing rapi!" - Ani
⭐ "Fast response, recommended!" - Budi
⭐ "Sudah langganan 2 tahun!" - Citra

Penasaran? Ketik KATALOG untuk lihat produk!

Balas besok jam 9 ya 😊

Template 12: Away dengan FAQ

Hai! Terima kasih sudah chat [Nama Toko] 💕

Admin offline, tapi pertanyaan umum bisa dijawab:

❓ Berapa harga? → Ketik HARGA
❓ Cara order? → Ketik ORDER
❓ Ongkir kemana? → Ketik ONGKIR
❓ Bisa COD? → Ketik COD
❓ Ada promo? → Ketik PROMO

Pertanyaan lain? Ditunggu ya, besok pagi dibalas! 😊

Template 13: Away Profesional (B2B)

Terima kasih telah menghubungi [Nama Perusahaan].

Pesan Anda telah kami terima.

Jam operasional: Senin-Jumat, 09.00-17.00 WIB

Tim kami akan merespons pada hari kerja berikutnya.

Untuk informasi produk: [Link Website]
Untuk pertanyaan urgent: [Email]

Hormat kami,
Tim [Nama Perusahaan]

Template 14: Away Santai

Yoo! 👋

[Nama Toko] lagi tutup nih.

Admin lagi:
🎮 Main game
📺 Nonton series
😴 Atau udah tidur

Besok jam 9 pasti dibales!

Mau kepoin harga dulu? Ketik HARGA aja!

See ya! ✌️

Template 15: Away dengan Countdown

Hai Kak! 🌙

Admin offline, balas lagi dalam:
⏰ ~10 jam (besok jam 09.00 WIB)

Tapi order tetap jalan!

Ketik ORDER → Kirim format → Besok pagi langsung diproses! ⚡

Pesanmu aman, gak bakal kelewat. Promise! 🤙

Cara Setup Away Message

Di WhatsApp Business

  1. Buka WhatsApp Business
  2. Tap ⋮ → Business tools → Away message
  3. Toggle ON
  4. Tulis pesan away kamu
  5. Pilih jadwal:
  • Always send — Selalu (tidak recommended)
  • Custom schedule — Jam tertentu yang kamu tentukan
  • Outside business hours — Otomatis di luar jam kerja
  1. Pilih penerima
  2. Save

Tips: Gunakan "Outside business hours" dan pastikan Business Hours sudah di-set dengan benar di profil.

Di Platform Bot (Balaswa)

  1. Login ke app.balaswa.id
  2. Pergi ke menu Keyword
  3. Buat keyword baru atau default reply
  4. Untuk away message berdasarkan jam, setup di Settings → Schedule
  5. Aktifkan bot
  6. Done!

Keuntungan: Di Balaswa, away message bisa lebih interaktif dengan keyword reply!

Tips Away Message yang Efektif

1. Jangan Cuma Bilang "Offline"

❌ Kurang efektif:

Admin offline. Ditunggu ya.

✅ Lebih efektif:

Admin offline, tapi kamu tetap bisa:
- Lihat harga: ketik HARGA
- Cara order: ketik ORDER
Balas besok jam 9! 😊

2. Berikan Estimasi yang Realistis

Jangan over-promise:

❌ "Dibalas dalam 5 menit!" (padahal kamu tidur) ✅ "Dibalas besok pagi jam 9."

Under-promise, over-deliver. Kalau ternyata bisa lebih cepat, customer malah senang.

3. Tetap "Jualan" Meski Offline

Away message adalah kesempatan untuk:

  • Highlight promo
  • Kasih link katalog
  • Arahkan ke marketplace

Jangan sia-siakan!

4. Sesuaikan dengan Situasi

Buat beberapa versi:

  • Away malam hari (standar)
  • Away weekend
  • Away libur nasional
  • Away cuti/vacation

5. Update Secara Berkala

Pastikan info dalam away message masih relevan:

  • Promo masih berlaku?
  • Jam operasional masih sama?
  • Link masih aktif?

Contoh Skenario

Skenario 1: Customer Chat Jam 23.00

Customer: "Kak, masih ready gak produk A?"

Away Message:

Hai Kak! 🌙

Admin lagi istirahat, tapi pesanmu sudah kami terima!

Ketik STOK untuk cek ketersediaan produk.
Ketik ORDER kalau mau langsung pesan.

Besok pagi jam 9 admin konfirmasi ya! 😊

Customer ketik: "STOK"

Bot Response:

📦 CEK STOK

Sebutkan: Nama produk + varian

Contoh: "Cek stok Dress Luna hitam M"

Admin akan konfirmasi besok pagi! ✅

Customer: "Cek stok Dress Luna hitam M"

Keesokan pagi, admin:

Pagi Kak! 👋

Dress Luna hitam M READY! ✅
Harga: Rp 150.000

Mau order? Langsung kirim:
Nama, Alamat, No HP

Atau ada pertanyaan lain? 😊

Hasil: Customer tetap engaged, tidak kabur ke kompetitor.

Skenario 2: Customer Chat Weekend

Customer: "Mau tanya harga dong"

Away Message:

Hai! 👋 Terima kasih sudah chat [Nama Toko].

Weekend ini admin recharge dulu ya 😴

Tapi kamu bisa langsung:
📋 Ketik HARGA - Lihat daftar harga
📦 Ketik ORDER - Langsung order

Senin pagi admin follow up! 😊

Customer ketik: "HARGA"

Bot Response: [Daftar harga lengkap]

Senin pagi, admin:

Pagi Kak! 👋

Sudah lihat harga ya? Ada yang mau ditanyakan atau langsung order?

Btw ada promo awal minggu: Diskon 10% hari ini aja! 🔥

FAQ

Kapan sebaiknya away message aktif?

Away message idealnya aktif di luar jam operasional bisnis kamu. Umumnya: malam hari (setelah jam 21.00), weekend (kalau memang libur), dan hari libur nasional. Di WhatsApp Business, bisa diset otomatis "Outside business hours" agar tidak perlu on-off manual.

Apakah away message membuat customer pergi?

Tidak, justru sebaliknya! Away message yang baik membuat customer tetap engaged karena mereka tahu pesannya sudah diterima dan akan ditindaklanjuti. Tanpa away message sama sekali, customer bisa mengira toko tidak aktif atau pesannya diabaikan — dan mereka lebih mungkin pindah ke kompetitor.

Berapa lama estimasi response yang wajar dicantumkan?

Cantumkan estimasi yang realistis dan bisa kamu penuhi. Best practice: "besok pagi" untuk chat malam hari, "Senin" untuk chat weekend, atau "1x24 jam" untuk estimasi umum. Lebih baik under-promise dan over-deliver — kalau bilang besok tapi ternyata bisa malam ini, customer akan lebih senang.

Bolehkah away message berisi promo?

Sangat boleh dan dianjurkan! Away message adalah kesempatan emas untuk tetap "jualan" meski offline. Sertakan promo yang sedang berlaku, link katalog, atau opsi order via marketplace. Ini membuat customer tetap tertarik dan tidak pindah ke kompetitor sambil menunggu.

Kesimpulan

Away message bukan sekadar pemberitahuan "admin offline".

Away message yang efektif:

  • ✅ Membuat customer merasa dihargai
  • ✅ Memberikan alternatif action
  • ✅ Tetap "jualan" meski offline
  • ✅ Menjaga customer tetap engaged

Jangan biarkan 32% potential customer yang chat di luar jam kerja kabur begitu saja.

Setup away message sekarang — dan biarkan bot menjaga customer kamu 24/7!

Setup Away Message Sekarang — Gratis! →

Artikel Terkait