Cara Atur Shift dan Jadwal Tim CS WhatsApp

Bisnis yang beroperasi lebih dari 8 jam sehari butuh sistem shift CS. Tanpa shift terencana, ada jam customer tidak terlayani atau agen kelelahan.

Model Shift CS

2 Shift (12-14 jam): Shift 1 (08.00-15.00), Shift 2 (14.00-21.00). Overlap 1 jam untuk handover.

3 Shift (16-18 jam): Shift 1 (07.00-14.00), Shift 2 (13.00-20.00), Shift 3 (19.00-01.00).

Split Shift (2 peak hours): Pagi 08.00-12.00, break siang (1 agen), sore 16.00-21.00.

Jumlah Agen per Shift

Hitung average chat per jam dari data historis. Target 1 agen handle 5-8 chat/jam. Peak hours butuh lebih banyak agen. Off-peak bisa dikurangi.

Template Jadwal Mingguan

Spreadsheet: Kolom Senin-Minggu, baris per shift, isi nama agen. Rotasi setiap 1-2 minggu. Tandai hari libur dan pengganti.

Tips Manajemen Shift

Handover wajib 15 menit sebelum shift berakhir. Rotasi adil - jangan selalu orang sama di shift malam. Buffer 1 agen standby untuk pengganti. Evaluasi bulanan - distribusi sesuai volume?

Atur shift di Balaswa - auto-routing berdasarkan jadwal shift.