Studi Kasus: UMKM Implementasi Chatbot WA, CS Berkurang 60%

Toko skincare online di Semarang dengan 200+ chat/hari dan 2 admin CS. Setelah implementasi chatbot, beban manual turun drastis.

Kondisi Awal

200+ chat/hari, 70% adalah pertanyaan repetitif. 2 admin full-time gaji Rp 3 juta/orang. Response time 10-15 menit di jam sibuk. Banyak chat terlewat di malam hari dan weekend.

Top 5 Pertanyaan Repetitif

Harga produk (30%). Cara order dan pembayaran (20%). Ongkos kirim (10%). Stok tersedia atau tidak (5%). Jam operasional (5%). Total: 70% chat bisa dijawab otomatis.

Implementasi Chatbot

Menu Utama

"Hai! Pilih yang kamu butuhkan: 1-Lihat Produk & Harga, 2-Cara Order, 3-Cek Ongkir, 4-Status Pesanan, 5-Hubungi CS."

Sub-Flow per Menu

Produk: Kategori → Detail + harga + foto → "Mau order?" Order: Format order dipandu bot → Summary → Info pembayaran. Ongkir: Minta kode pos → Estimasi ongkir otomatis. Status: Minta nomor order → Status terkini.

Handover ke Human

Pilihan 5 atau keyword "CS" → Transfer ke admin manusia. Komplain → Langsung ke admin senior.

Hasil Setelah 1 Bulan

Chat yang ditangani bot: 60% (120 dari 200/hari). Admin hanya handle 80 chat/hari (sebelumnya 200). Response time bot: di bawah 5 detik (dari 10-15 menit). 1 admin bisa di-reassign ke tugas lain (packing, content). Saving gaji: Rp 3 juta/bulan.

Chatbot seperti ini di Balaswa - setup tanpa coding, 10 menit jadi.