WhatsApp untuk Tim CS Olshop dan Marketplace: Setup Lengkap

Olshop yang jualan di banyak marketplace (Shopee, Tokopedia, Lazada) plus website sendiri menghadapi tantangan unik: chat datang dari berbagai channel, tim harus handle order dari berbagai platform, dan setiap marketplace punya aturan berbeda.

Struktur Tim CS Olshop

Untuk olshop dengan 50-200 order per hari, struktur ideal: 2-3 agen pre-sales (handle inquiry, tanya produk, rekomendasi). 1-2 agen order processing (konfirmasi order, pembayaran, update pengiriman). 1 agen after-sales (komplain, retur, review management). 1 supervisor (monitoring, eskalasi, quality check).

Pembagian Chat Berdasarkan Tahap

Chat masuk, sistem identifikasi tahap customer. Tanya produk atau harga: routing ke tim pre-sales. Konfirmasi order atau pembayaran: routing ke tim order. Komplain atau retur: routing ke tim after-sales. Kerjasama atau reseller: routing ke supervisor.

Template Khusus Olshop

Pre-sales: "Kak [Nama], [produk] ready stok semua ukuran. Harga Rp [harga]. Lagi promo [detail]. Mau order langsung via WA atau checkout di [marketplace]?"

Order confirmation: "Pesanan dicatat! [produk] x[qty] = Rp [total]. Transfer ke [rekening]. Kirim bukti transfer ke chat ini. Kami proses hari ini!"

Shipping update: "Kak, pesanan sudah dikirim! Resi [kurir]: [nomor]. Track: [link]. Estimasi [X] hari."

Integrasi dengan Marketplace

Idealnya, notifikasi order dari marketplace juga masuk ke dashboard yang sama. Agen bisa lihat status order dari Shopee, Tokopedia, dll dalam satu layar tanpa buka banyak tab.

Tim CS olshop terstruktur di Balaswa - satu dashboard untuk semua channel.